Signature électronique : attention à votre certificat

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La signature classique s’efface de plus en plus au profit de la signature électronique. Celle-ci fait gagner beaucoup de temps et d’argent aux personnes qui doivent s’occuper de toute l’administration.

Les délais sont raccourcis et les décisions peuvent être plus vite prises. De plus, tout le monde peut signer un document directement très facilement via son ordinateur.

Signature électronique : attention à votre certificat

Quelles conditions pour signer électroniquement ?

La signature électronique est utilisée par bien des entreprises désormais voire par des particuliers lors de location d’appartements par exemple. Avec la dématérialisation des documents, de plus en plus d’organismes vont l’utiliser dans les prochaines années.

Attention toutefois, si vous décidez de répondre à une offre de marché public, vous devez avoir un certificat de signature électronique pour que vos signatures soient reconnues. Ce n’est que comme ça que vous pourrez être sélectionné !

Comment obtenir un certificat électronique ?

Cet article guidera les entrepreneurs dans la manière d’obtenir un certificat électronique pour participer à l’appel d’offres public.

QU’EST-CE QU’UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Il est essentiel de comprendre qu’une signature électronique n’est pas une image de votre signature manuscrite.

Elle a le même effet juridique qu’une signature manuscrite mais elle assure également l’authenticité de l’ensemble de la signature.

QUAND PEUT-ON UTILISER LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

La signature électronique peut être utilisée en toute circonstance tant que l’objet à signer n’a pas été dématérialisé. Un contrat, un devis ou un abonnement, un dossier de demande de paiement …

COMMENT FONCTIONNE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Signature électronique / certificat électronique signature électronique : découvrez son fonctionnement

VOTRE CERTIFICAT ÉLECTRONIQUE

Votre certificat électronique est votre identification numérique. Il n’est pas un document valide et appartient à une personne membre d’une entreprise qui a le pouvoir d’engager l’entreprise.

Il est composé de 3 éléments distincts :

  • L’identification de la personne qui le détient (Prénom nom, service/fonction, e-mail et date de naissance) et également de son entreprise (type juridique, SIret ), …) ; le début et la date d’expiration de la validité du certificat ; l’identification du propriétaire du certificat électronique ; les fonctions accordées par ce certificat.
  • La clé privée
  • La clé publique

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

On parle de signature électronique. A l’aide d’un certificat signé électroniquement (votre passeport, en quelque sorte) ainsi que d’un logiciel (votre « stylo »), vous pouvez ajouter une signature aux documents de votre offre que vous déposez en ligne.

La signature qui est générée électroniquement par les documents n’est pas visuelle. C’est une série de lettres et de chiffres. C’est le résultat obtenu grâce à la méthode qui a été décrite dans le paragraphe précédent, également appelée signature numérique. Elle garantit l’identité du signataire ainsi que l’intégrité du document signé.

Cette certification électronique est essentielle dans la réponse électronique aux appels d’offres.

Le support qui contient votre certificat est une clé USB numérique ou une carte à puce. Il est conseillé d’opter pour l’utilisation d’une clé USB.

QUI DÉLIVRE LE CERTIFICAT ÉLECTRONIQUE ?

De nombreux prestataires émettent aujourd’hui des certificats et ont donc l’autorité pour émettre des certificats (CA).

Voici une liste complète des différents organismes.

Afin de répondre aux appels d’offres des marchés publics et aux appels d’offres publics, vous devez acheter une signature électronique avancée basée sur un certificat certifié pour être en conformité avec le règlement eIDAS. Il est suggéré d’acheter un certificat RGS* (suffisant pour pouvoir signer un contrat d’achat public).

MON CONSEIL :

Si vous êtes architecte, sachez que l’ordre des architectes a passé des accords sur les prix et les dates avec Certeurope. L’organisation Certeurope.

Si vous êtes un artisan, vous devriez contacter la Chambre des Métiers et L’Artisanat. Ils ont également passé des accords sur les tarifs avec une organisation Pensez aussi à une association pour votre branche professionnelle.

Certaines banques proposent désormais des certificats électroniques RGS. Il est donc possible de consulter votre conseiller financier pour déterminer le coût et la durée nécessaires à l’obtention des certificats.

COMBIEN COÛTE ET COMBIEN DE TEMPS FAUT-IL POUR OBTENIR UN CERTIFICAT ÉLECTRONIQUE ?

Le prix du certificat RGSC est d’environ 250 EUR. La durée est de 2 à 3 mois (selon le type de certificat). Après cette période, vous devrez renouveler le certificat.

N’hésitez pas à appeler votre association ou le CFE, votre CFE ainsi que votre syndicat local pour obtenir des informations sur les tarifs qui ont été négociés par eux.

Il faut généralement compter entre 3 et 15 jours ouvrables pour l’obtenir.

COMMENT OBTENIR UN CERTIFICAT ÉLECTRONIQUE ?

Le processus de délivrance du certificat peut se faire en deux étapes :

  • Le contrôle des papiers par l’AC (Autorité de Certification) d’un nombre déterminé de documents relatifs à un demandeur (pièce d’identité, …).
  • La présentation du document à l’utilisateur final, en face à face après une confirmation de l’identité déclarée par la personne qui demande le certificat.

Dans un premier temps, vous devez contacter l’agence CA que vous avez choisie pour obtenir plus d’informations sur les étapes à suivre, puis passer commande de votre certificat sur internet.

Dans certains cas, il suffit de faire un achat en ligne et de le régler immédiatement (par carte de crédit). En outre, vous devrez préciser l’entreprise auprès de laquelle vous souhaitez recevoir votre certificat (plusieurs offres vous seront envoyées, il suffit de sélectionner celle qui est la plus proche de votre entreprise).

Les pièces justificatives doivent être envoyées

Une fois cette première étape terminée, imprimez l’accusé de réception . Suivez la procédure indiquée, car vous devrez envoyer par la poste, en même temps que l’accusé de réception de la commande, un double original de votre pièce d’identité ainsi que tout autre document requis par l’AC.

Entre 3 et 15 jours, vous devez contacter l’organisme que vous avez choisi pour récupérer votre certificat.

Sachez que certaines de ces entreprises ne vous préviendront pas à l’avance pour vous informer que le dispositif USB (ou la carte à puce) est en transit, par manque de ressources ou de temps. Veillez à les recontacter après qu’elles aient confirmé la réception de votre certificat.

Il ne vous reste plus qu’à vous rendre à l’adresse de l’entreprise qui a délivré votre certificat (voyez si vous devez prendre rendez-vous avant votre visite), muni de votre pièce d’identité !

COMMENT INSTALLER UN CERTIFICAT ÉLECTRONIQUE SUR VOTRE ORDINATEUR ?

Félicitations ! Vous avez maintenant reçu votre clé USB qui contient votre certificat électronique (Félicitations ! ).

Il est maintenant temps de la connecter sur votre (vos) PC à partir duquel (desquels) vous allez soumettre les offres.

Ne vous inquiétez pas Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul, les CA ont pris le relais et à l’intérieur de l’enveloppe qui contient la clé USB se trouve un document qui explique les étapes à suivre (ou souvent, les instructions sont écrites à l’intérieur de la clé USB elle-même).

Le temps nécessaire à ce processus est de 40 à 50 minutes car il y a de nombreux logiciels à configurer. Si vous respectez scrupuleusement les étapes et ne passez pas à côté, tout se passera bien. Si votre système bloque l’installation de certains logiciels, pensez à autoriser l’installation par le biais du menu des paramètres de sécurité.

En outre, vous devrez attribuer un code PIN à votre certificat, qui vous sera demandé à chaque fois que vous apposerez votre signature sur des documents. Vous devez vous souvenir de votre code de la même manière que vous vous souvenez du code PIN de votre téléphone portable ou du code de la carte de crédit que vous utilisez !

TRÈS IMPORTANT

Notez que même après avoir configuré votre certificat numérique sur le(s) PC que vous utilisez, vous devez connecter la clé USB chaque fois que vous signez les documents officiels de l’offre ! Cette clé doit être accessible à la personne chargée d’envoyer votre offre via le web. En l’absence de la clé USB, il n’y a aucun moyen de signer l’offre.

La signature électronique ne peut pas être contestée. Elle confirme que le signataire accepte le contenu du document (ex. mémoire technique, tableau de ventilation, etc.). La personne qui signe le document ne peut pas modifier sa signature ultérieurement. Votre clé USB doit être stockée dans un endroit sûr.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, prenez contact avec moi via ce formulaire de contact.

Vous avez reçu une certification électronique ? C’est le moment de rédiger votre note technique et une proposition. Je rédigerai bientôt un article pour vous aider à élaborer une offre unique en son genre et à augmenter vos chances de gagner.